Ser convidado para um evento e descobrir que não poderá comparecer porque você já tem outro compromisso no mesmo dia não é incomum. Nesses casos, o pensamento quase sempre é o mesmo: “se eu soubesse disso antes, teria reservado essa data!”.

Seja porque o convite chegou muito em cima da hora ou porque sua agenda está lotada de compromissos, todos concordam que, quanto antes for informado de um evento, mais fácil se organizar e garantir a presença.

Mas, se a antecedência for muita, também corremos o risco de nos esquecermos dele. Então, como fazer para resolver essa questão? A resposta é bastante simples: enviar um Save the Date para os convidados.

No post de hoje, vamos tratar justamente desse “pré-convite”. Vamos te explicar melhor do que ele se trata, como fazer um e quando enviá-lo. Então continue sua leitura e aprenda como garantir a presença de todos os convidados em seu evento!

O que é o save the date?

Save the date siginica “reserve a data” em português. Trata-se de um aviso aos seus convidados sobre quando será o evento, essa prática é muito comum e vem sendo utilizada há anos por anfitriões dos Estados Unidos.

Essa antecipação da data pode ser uma boa saída para casos em que o acontecimento ocorrerá muito próximo a feriados, quando você só poderá entregar os convites próximo ao dia de sua realização ou, ainda, quando o evento é de grande porte.

Essa tendência chegou ao Brasil há algum tempo e tem sido utilizada principalmente em casamentos, mas você pode usá-la também para outros eventos — afinal, é uma ótima maneira de garantir que seus amigos, familiares e clientes estejam disponíveis no dia.

Como fazer um?

Fazer um save the date é bastante simples. Se você já tem a identidade visual do evento definida, inspire-se nela para criar o seu pré-convite. E lembre-se: o layout deve ser mais simples e até mesmo mais informal do que o de um convite tradicional.

Importante!

Diferentemente de um convite de casamento – ou qualquer outro evento – convencional, o save the date não deve trazer todas as informações da comemoração. Basta que ele contenha o nome dos anfitriões e a data em que a celebração acontecerá.

Em alguns casos mais específicos, como casamentos que acontecem em outra cidade ou outros eventos em que os convidados necessitarão se deslocar grandes distâncias para comparecer, dados como a cidade e o local do acontecimento podem ser úteis para que todos possam se preparar com antecedência.

Quando devo enviá-lo?

Em geral, o pré-convite deve ser enviado em torno de 6 meses antes do evento. Pode parecer muito, mas lembre-se de que, faltando de 1 a 2 meses para a data, você enviará o convite completo, com todas as informações necessárias.

Em alguns casos, no entanto, o save the date deverá ser enviado com ainda mais antecedência. Se você terá muitos convidados que precisarão se deslocar de outra cidade, considere enviar o aviso de data com uma antecipação de 8 a 10 meses.

Em casos ainda mais excepcionais, quando há pessoas que virão de outro país para comparecer, o ideal é informá-las da data com, no mínimo, 1 ano de antecedência.

Como você pode ver, o save the date é um recurso muito útil para eventos. Por isso, não pense duas vezes sobre utilizá-lo ou não. Atualmente, ele é tão imprescindível quanto o próprio convite.